Gestione
Eventi
Una piattaforma completa e professionale per la gestione degli eventi, con inviti e iscrizioni online, titoli d’accesso multi-teconologia e stampa badge, sito web per i partecipanti e un’App per Android e iPhone.
Tutto integrato, testato e garantito da anni d’esperienza nel settore.
Configurazione Evento
e interfaccia per gli Utenti
Anagrafica,
CRM e mailing
Controllo Accessi con molteplici
Tecnologie Hardware
User Engagement:
Sito Web e App Evento Dedicati
Reportistica in Real-Time
e su Misura
Configurazione Evento
e interfaccia per gli Utenti
Seleziona e personalizza ogni dettaglio per un evento "su misura!"
EventMatic offre una configurazione altamente personalizzabile
- È possibile personalizzare le voci di menù a livello di evento, ruolo utente e specifico utente.
- Le tabelle dati, come quelle dei partecipanti o dei log delle presenze, possono essere configurate con colonne ed etichette/campi personalizzati.
- Attraverso le Opzioni Evento e le Opzioni Partecipanti, è possibile gestire le configurazioni e le regole avanzate dell’evento direttamente dall’interfaccia.
- Le funzionalità di mailing e moduli web, con relative landing page dinamiche, permettono una personalizzazione specifica per tipologia di invitati.
Ad esempio, è possibile configurare form partecipante specifici per giornalisti o staff, adattando i campi anagrafici dei partecipanti in base alla loro tipologia. - Inoltre, l’interfaccia di backend può essere configurata specificamente per ciascun tipo di partecipante, modificando maschere e visualizzando pulsanti specifici, come quelli per la stampa del badge o per modificare le regole di controllo accessi e abilitare l’accesso ad un’area.
- Tra le funzionalità personalizzabili, vi è anche la possibilità di creare layout di stampa dei badge specifici per ogni tipologia di ospite.
Anagrafica,
CRM e mailing
Crea, pubblica e invita tutti i partecipanti che desideri con pochi click e senza duplicazioni.
La funzionalità CRM per la creazione dell’anagrafica evento offre un set di strumenti avanzati per gestire in modo dettagliato le informazioni relative ai contatti.
Il sistema supporta anche la gestione di indirizzi multipli, consentendo di associare più indirizzi sia ai contatti che alle aziende. Inoltre, permette di assegnare e gestire multi categorie ai contatti, migliorando la loro classificazione e segmentazione. Infine, offre la possibilità di organizzare dati attraverso la gestione di sottolivelli, creando una struttura più dettagliata e organizzata per le informazioni archiviate.
Le anagrafiche possono essere aggregate in liste per l’invio di un mailing massivo degli inviti e delle iscrizioni ad un evento.
L’invio degli inviti può avvenire anche tramite piattaforme social, lettere personalizzate via posta e sito web, con un sistema di controllo per monitorare le liste degli invitati.
Le mail di invito vengono generate con un codice univoco, utilizzabile esclusivamente dal destinatario e non cedibile ad altri.
Per evitare duplicazioni è implementato un blocco delle iscrizioni multiple.
Il sistema affronta anche la gestione dell’overbooking, assicurando che le iscrizioni siano monitorate e gestite in modo efficiente.
Registrazione
all'Evento
1
Invito
L'utente riceve un invito via email con il link del modulo di registrazione all'evento.
2
Compilazione
L'utente compila il modulo con i dati richiesti. Se l'utente è già nel sistema, troverà alcuni campi precompilati.
3
Approvazione
Il sistema riceve la richiesta e procede all'approvazione in base ai criteri impostati.
4
Credenziali
L'utente riceve una mail con le credenziali che lo abiliteranno ad accedere all'evento.
per tipologia di partecipante
Registrazione facile tramite moduli web e controllo dell'overbooking.
Quando l’ospite apre il link d’invito, viene indirizzato ad una pagina di iscrizione (qualora richiesta) dove troverà alcuni dati precedentemente definiti già inseriti e non modificabili per garantire l’univocità dell’invito. L’ospite può quindi compilare facilmente tutti i campi richiesti. La definizione dei campi obbligatori avviene durante la fase di setup dell’evento, dove gli operatori possono definire con pochi click i campi necessari.
Durante questa fase, l’ospite può visualizzare e compilare le documentazioni richieste dall’organizzatore, come quelle relative alla privacy. Una volta controllati i dati, l’ospite riceverà una mail di conferma della registrazione contenente le credenziali (QRCode, barcode ecc) necessarie per l’accesso all’evento.
Tutte queste operazioni possono essere eseguite comodamente da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone) e sistema operativo, purché sia connesso in rete. Se l’ospite lo desidera, il promemoria dell’evento può essere automaticamente inserito nel suo calendario se la casella postale lo supporta.
Nel frattempo, l’organizzatore può monitorare in tempo reale l’andamento della campagna di registrazione. Attraverso un grafico intuitivo, può visualizzare quanti destinatari hanno ricevuto e aperto la comunicazione, nonché quanti si siano registrati, consentendo la creazione immediata delle liste di partecipanti necessarie per l’accreditamento.
Accreditamento
all'Evento
1
Inizio
Il giorno dell'evento l'utente si reca al desk di accoglienza con le credenziali di accesso ricevute.
2
Accreditamento
Il personale all'accoglienza verifica le credenziali d'accesso, e stampa il badge personale.
3
Imprevisti
Se l'utente perde il suo badge, il responsabile della sicurezza lo annulla e ne stampa uno nuovo.
4
Accesso all'evento
L'utente può accedere all'evento.
Una gestione efficiente e rapida dell'accredito è essenziale per un'accoglienza positiva agli eventi, dove la prima impressione è tutto!
Durante l’evento, gli organizzatori avranno a disposizione la lista dei partecipanti per stampare i badge e organizzare il processo di accreditamento in modo efficiente. Le liste contengono tutti i dati richiesti e possono essere facilmente esportate e importate nei principali formati digitali per ulteriori elaborazioni.
Gli ospiti si presenteranno al banco con le credenziali ricevute durante la registrazione. Verrà quindi scattata una foto d’identificazione, che sarà stampata sul badge. Se necessario, gli accrediti possono essere stampati utilizzando totem digitali dotati di stampante badge, riducendo l’intervento umano.
È prevista anche una procedura di accreditamento per gli ospiti non registrati. Tramite un totem o un tablet, possono inserire i propri dati e partecipare all’evento in tempi brevi.
Gli organizzatori avranno sempre il controllo completo sul numero di accreditati e registrati in tempo reale, consentendo di svolgere al meglio ogni attività durante l’evento.
Con l’APP RegMe gli operatori dell’evento, come gli addetti alla sicurezza, possono verificare l’identità dei partecipanti, i loro privilegi di accesso, registrare il passaggio e verificare il numero dei presenti in specifiche zone.
I dati vengono sincronizzati in tempo reale col server e, in caso di mancanza di connettività di rete, possono funzionare in modalità offline e inviare successivamente i dati al server. L’APP può essere personalizzata con il logo del cliente e in base all’evento.
Ulteriori sicurezze includono la possibilità di continuare a lavorare in mancanza di connessione e la comunicazione con dispositivi di terze parti come collegamenti BLE, WIFI, RFID, UHF.
L’APP disponibile sia per Android che iOS è sottoposta a rigidi controlli e utilizza le ultime tecnologie con attenzione alla sicurezza del dato. La Web APP, invece, è accessibile direttamente da qualsiasi tipo di browser e dispositivo, senza barriere di marca o piattaforma. La grafica e le funzioni si adattano automaticamente in base al dispositivo e alla grandezza dello schermo per un’esperienza di utilizzo intuitiva.
Controllo Accessi con molteplici
Tecnologie Hardware
EventMatic supporta una vasta gamma di tecnologie hardware per garantire un’esperienza di gestione eventi fluida e sicura. Sono disponibili applicativi dedicati per Android e iOS, funzionanti sia online che offline, con maschere configurabili da server per il controllo degli accessi e l’accredito. Le personalizzazioni software vengono sviluppate rapidamente in base alle esigenze.
Per il controllo degli accessi, EventMatic utilizza terminali “a colonnina o muro” con lettori QRCode, BLE (Bluetooth Low Energy) e multi-tecnologia RFID di ultima generazione. Questi lettori RFID supportano badge di prossimità classici come E-Marine 125 Khz, Mifare Classic 13,56Mhz o Mifare DESFire EV2 con verifica di certificati digitali. Per letture a distanza fino a 6 metri, sono compatibili con tag UHF a 800Mhz, come gli Impinj Monza R6. I terminali di controllo accessi possono essere fissi o portatili, e sono dotati di display interattivi che mostrano messaggi personalizzati per i singoli partecipanti.
User Engagement:
Sito Web e App Evento Dedicati
Nell’era digitale i partecipanti sono sempre più esigenti, bisogna coinvolgerli maggiormente per gratificarli e contestualmente snellire il lavoro di segreteria ed incrementare l’efficacia dell’evento.
EventMatic offre portali web dedicati per eventi, progettati per i partecipanti con aree pubbliche e riservate, specifiche per ogni tipologia di utente.
I portali permettono di gestire in modo efficiente le diverse esigenze dei partecipanti, fornendo un accesso personalizzato alle informazioni dell’evento. Ad esempio: news, breaking news, programma degli eventi per area, comunicati stampa.
Le notizie possono essere inserite tramite la piattaforma backend cloud, generando notifiche in tempo reale per tenere i partecipanti costantemente aggiornati.
EventMatic mette a disposizione anche l’APP evento per Android e iOS, con notifiche push in tempo reale. L’interfaccia dell’APP può essere gestita da server, permettendo la personalizzazione delle voci di menù, delle notizie e di altri dati visualizzati.
L’APP può anche fungere da “accredito” o “badge virtuale”, offrendo una soluzione digitale completa per la partecipazione all’evento.
Reportistica in Real-Time
e su Misura
Scopri com'è semplice la generazione di report! Con pochi click, ottieni subito report dettagliati e completi
EventMatic offre reportistica in tempo reale e con la massima sicurezza grazie ai protocolli certificati. Con pochi click, è possibile ottenere report completi con dati in real-time
Tra i report immediatamente disponibili, EventMatic include:
- Numero di inviti inviati.
- Numero di iscrizioni ottenute in base agli inviti inviati.
- Numero di accrediti in base alle iscrizioni ottenute.
- Situazione dei transiti rilevati ai varchi d’accesso.
- Lista delle presenze in tempo reale, con dettagli della partecipazione.
Questi report forniscono una visione completa e aggiornata dell’andamento dell’evento, consentendo di prendere decisioni informate e tempestive.
Tutti i dati, i log degli accessi e altri report avanzati possono essere esportati in formato Excel o CSV, con colonne personalizzate.
Noleggio hardware
e accessori
EventMatic offre su richiesta diversi dispositivi e accessori:
- Tornelli o transenne per interno o esterno. I tornelli possono essere di tipi diversi: a box, compatti, con portelli (standard o con anta in vetro) oppure speedgate in grado di gestire flussi diversi di partecipanti. Possono essere dotati anche di lettori QRCode/RFID e Telecamere.
- Stampanti per badge di accredito su supporto PVC in formato standard 86x54mm o formato XXL, con supporto per stampa laser o etichette.
- Accessori come portabadge dotati di cordoncino personalizzabile con i colori e il logo dell’evento o braccialetti
- Sistemi di contapersone che utilizzano telecamere stereoscopiche per monitorare la capienza degli spazi
- Dispositivi Fissi o Mobili per Gestire gli Accessi
I lettori integrabili possono essere fissi (ad es. installati su tornelli), per l’identificazione senza contatto (hand free) o portatili. Ogni tipo di lettore può supportare diverse tecnologie di identificazione: codici a barre 1D o 2D (QR Code), banda magnetica e RFID di varie tipologie (Mifare, NFC, iCode SLI-X, UHF…). - Totem, per la registrazione in autonomia e la stampa del badge o per visualizzare messaggi informativi
- Postazione PC per la Reception
Consentono alle hostess di identificare il partecipante, registrarlo ed eventualmente di stampare un titolo identificativo